閱讀心得

看板實戰-讀後心得

先摘要幾段我覺得對各個團隊來說很重要的話

  • 整個團隊感覺被工作淹沒了,而等待交付的人卻覺得工作永無完成之日。
  • 儘管我們有大量工作要做,我們卻花了大量時間討論哪個專案是重要的,應該最先開始的。
  • 努力達成只有很少的工作在同時進行。
  • 軟體業的大部分工作都是不可見的,許多都發生在人腦或電腦中。
  • 這與精實軟體發展的關鍵原則之一「一開始就兼顧品質」是不謀而合的。實現這一點的好方法是大力投入技術實踐,比如結合程式設計、測試驅動開發、持續整合和測試自動化。
  • 沒有WIP限制,就沒有動力去改善流程。
  • 看板最終會變得無聊乏味,只有排列成隊的工作項目,而沒有自然的中斷、慶祝活動或者節奏。
  • 使用WIP限制將驅動團隊合作,有時也可能獲得「休息和創造的空間」。

前情提要

事實上我們部門正使用Trello這項工具來實踐電子看板,看這本書的時候其實已經有不少卡在心裡的疑問。

在一開始推行看板的時候,事實上我們部門有超過5成的人認為,這個看板就是一個主管拿來監視大家有沒有勤奮工作的工具,藉由這本書其實會發現,它的目的很簡單,就是讓我們能夠工作的更輕鬆,而不是對我們不利的東西(當然實際上主管確實也利用這個計算大家的績效還有檢視工作排程⋯)

也就是說如果身為主管看懂了這本書但沒有將它的觀念及好處帶給下屬,那下屬就只是做個形式,交差用的。

看板的三個原則

  • 視覺化
  • 限制WIP
  • 管理流動

看板的好處

資訊的透明化

顯露出現在有多少工作正在進行,以及有多少工作還沒做。

這是一個很現實的問題,如果不知道推動者以什麼心態推動這件事,多數人會覺得主管只是在監視他們工作進度而已。所以強烈建議所有想推行看板文化的人,一定要讓成員們一同參與看板的規劃,也可以使用書籍後面附的遊戲介紹增加大家對看板的了解以及認同。

持續的改善工作流

限制WIP(Work in progress)是看板文化的核心重點:首先一個人手中同時處理的事情越少越好,這樣才能避免人員不斷在任務中切換,也就是可以幫助人員在工作流中提升做事效率,但WIP的設置取決於各團隊的任務形式,一般而言建議先選擇一個數字當作起始WIP,再慢慢的降低WIP的數值,讓每個人手上的事情可以盡快流動給下一個人。

WIP太高會造成工作被閒置,因為人員太忙,相反的,WIP過低則會造成人員太閒。因此怎樣的WIP才能使得人員以及工作都不會過度閒置,就需要靠實際實行來確認了。

如果我們沒有工作流的流動呢?譬如說我們的團隊大部分都是一人完成專案的話,這個WIP就沒有什麼用處了嗎?剛剛上述的WIP限制一般而言是對工作項目的限制數量,譬如分析項、開發項、測試項,而如果我們是一個人擔當分析、開發與測試,這個時候我們就應該針對個人去限制他的WIP,避免他一個人擔任過多的事情。但我個人認為這種一人專案來說,除了能避免繼續增加一個人的工作量之外,其實對於工作流上的改善較無解,其他人可能很難幫助你加速工作進行,但如果是以工作來分類的WIP時,反而比較能夠群體解決那個瓶頸工站。

如果今天阻塞的WIP無法被協助呢?如果今天該人員無法協助上一級的人員做事,這時候其實可以讓他做點對未來效率有所改進的事情,其實基本上沒有空閒的時間就沒有改進。(但有時候就是因為太空閒了所以覺得不需要改進,所以應該也要適度的增加誘因使得大家自主的做改善。)

改善的指標

如何找到我們可以改善的地方,無疑是每個團隊應該要繼續做到的事情,書中有介紹幾個常用的度量來協助我們了解哪裡可以改善。譬如針對週期以及前置時間計算,以確保事情的流動,持續的部署新特性;追蹤生產量來與WIP數量取得平衡;利用統計流程控制,理解變異因素等等。

看板該注意的問題
  • 避免看板讓人覺得只是不斷的工作,使得整個團隊覺得勞累,適時的建立獎勵的時間,譬如交付多少東西,有助於讓團隊目標走得更長遠
  • 沒有設置WIP,或是沒有繼續改善WIP的理由

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